Keterangan :

INFOSS APPLICATION

PENGERTIAN

Pengertian Infoss adalah Integrated Forwarding and Shipping System, dimana menu serta data yang ada di aplikasi Infoss semuanya terintegrasi satu sama lain, sehingga pengisian datanya lebih efisien karena semua menu dan prosedur yang ada, datanya saling bertautan. Aplikasi Infoss ini cocok dipergunakan untuk perusahaan yang bergerak di bidang transportasi laut, darat dan udara seperti Forwarding dan Shipping.

HISTORY

Awal mula pembuatan aplikasi Infoss ini adalah didasari dari kebutuhan yang mendesak untuk perusahaan yang bergerak di bidang Transportasi Laut, Darat dan Udara, baik itu Forwarding maupun Shipping. Perusahaan-perusahaan tersebut menginginkan aplikasi yang mampu menjawab segala kebutuhan dari segi pekerjaan yang berhubungan dengan business perusahaan tersebut.

Dari sinilah Kami PT. Solusi Sentral Data mencoba menjawab tantangan itu dengan membuat suatu aplikasi yang mampu menangani segala jenis pekerjaan dan dokumen yang dibutuhkan di dunia transportasi laut, darat dan udara tersebut khususnya untuk perusahaan forwarding dan shipping. Kami mengumpulkan beberapa tenaga ahli di bidangnya guna pembentukan suatu team yang bisa menjawab semua tantangan yang ada.

Team tersebut terdiri dari beberapa praktisi yang ahli di bidangnya, antara lain :

1. Pengajar di bidang transportasi Laut, Darat dan Udara.
2. Pengusaha di bidang transportasi Laut, Darat dan Udara.
3. Beberapa Orang Manager setiap divisi yang ada di perusahaan yang bergerak di bidang transportasi laut, darat dan udara, yaitu Manager Operational, Manager Marketing, Manager Accounting serta General Manager dari beberapa perusahaan.
4. Auditor Accounting dari beberapa perusahaan.
5. System Analyzer
6. Senior Programmer
7. Beberapa personal IT yang expert di bidangnya, seperti database, networking serta security.

Bergerak dari rasa tanggung jawab yang besar untuk memajukan teknologi di bidang transportasi baik laut, darat maupun udara khususnya di Indonesia, maka dari anggota team tersebut kita menganalisa permasalahan yang ada, membuat daftar apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan teknologi tersebut, mencari pemecahan masalahnya dan membuat satu aplikasi yang bisa memecahkan hal-hal yang dibutuhkan tersebut.

Tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Analisa system selama 1 ( satu) bulan dengan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan.
2. Pembuatan aplikasi program Infoss yang dilaksanakan selama lebih dari 2 ( dua) bulan.
3. Tahap trial yang dilaksanakan selama 2 ( dua) bulan dimana aplikasi yang sudah jadi tersebut tidak langsung digunakan, tetapi masih dalam tahap percobaan.
4. Tahap Implementasi yang dilaksanakan sampai aplikasi tersebut benar-benar bisa digunakan dan sudah bisa dikategorikan sempurna.

Tahapan-tahapan di atas kami lakukan dengan commitment supaya bisa menghasilkan program aplikasi yang banar-benar mumpuni, handal dan bisa dipergunakan untuk semua perusahaan yang bergerak di bidang Forwarding dan Shipping. Team kami senantiasa selalu bekerja keras guna kemajuan dan pengembangan program tersebut.

Akhirnya pada tahun 2007 kami sudah bisa launching aplikasi Infoss versi 2007 dan dengan bangga dipersembahkan untuk semua perusahaan yang bergerak di bidang transportasi laut, darat dan udara. Hingga saat ini tahun 2011 kami sudah menghasilkan versi terbaru yaitu ver 2011 yang tentunya dibarengi dengan penyempurnaan-penyempurnaan dari yang sudah baik agar menjadi lebih baik lagi serta tentunya kami tidak akan berhenti sampai di sini saja, kami akan senantiasa terus melakukan pengembangan-pengembangan yang ada sehingga terus bisa mengikuti perkembangan teknologi yang ada, karena kami sadar teknologi informasi terus berubah dan tugas kita adalah mengikuti perubahan-perubahan yang ada ke arah yang lebih baik lagi.

PROSEDUR INFOSS

Aplikasi Infoss merupakan suatu aplikasi yang mematerialisasikan prosedur yang ada di dalam bidang transportasi laut, darat dan udara, baik export maupun import. Prosedur dan data yang ada di dalam operational tersebut akan terintegrasi dengan prosedur dan data yang ada di dalam proses accounting dan finance, sehingga semua prosedur Infoss bisa mewakili semua divisi yang ada dalam satu perusahaan yang bergerak di bidang transportasi tersebut.

Home

Untuk prosedur export, berawal dari Shipping Instruction yang diberikan oleh customer satu perusahaan, maka data dari Shipping Instruction tersebut akan dimasukkan ke dalam menu yang bernama Shipment Order. Shipment Order merupakan isian lengkap dari semua informasi yang didapatkan yang nantinya semua data dalam Shipment Order tersebut akan secara otomatis menjadi sumber data dari menu-menu yang ada selanjutnya, baik di divisi operational, customer service, marketing maupun accounting dan finance. Apabila kita ingin mencari list Shipment Order yang sudah pernah kita buat, kita tinggal masuk ke menu Shipment Order tersebut dan secara otomatis akan keluar list semua Shipment Order

Selanjutnya untuk melakukan pembuatan Bill of lading atau B/ L kita tidak perlu mengisi ulang data di menu Bill of Lading, data akan secara otomatis masuk ke menu tersebut yang berasal dari isian Shipment Order sebelumnya, kita tinggal melakukan penyesuaian-penyesuaian seperlunya saja apabila ada yang ingin dirubah di menu Bill of Lading . Setelah segala sesuatunya yang ada di menu Bill of Lading sudah dilengkapi, maka kita siap untuk mencetak Bill of Lading tersebut.

Langkah selanjutnya adalah pembuatan Shipping Instruction ke Shipping Company, kita bisa langsung masuk ke menu Shipping Instruction yang secara otomatis datanya sudah terisi sehingga kita tidak perlu memasukkan data lagi. Apabila ada yang ingin dirubah kita bisa menyesuaikan di menu tersebut . Lalu setelah selesai dibuat, kita bisa langsung mencetak Shipping Instruction ke Pelayaran tersebut.

Disamping dokumen yang dibutuhkan untuk export yaitu Bill of Lading dan Shipping Instruction, Infoss menyediakan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan seperti Manifest, Shipment Advise, Container Status dan lain-lain yang dibutuhkan.

Untuk dokumen import, Infoss juga menyediakan dokumen berupa Notice of Arrival, Surat Pengantar, Pecah Pos dan lain-lain yang dibutuhkan secara otomatis dan cepat pencetakannya.

Untuk pelaporan performance perusahaan dalam kurun waktu perbulan atau pertahun atau per periode sesuai yang diinginkan secara customs bisa dengan mudah didapatkan hanya dalam waktu yang sangat singkat, kurang dari 1 menit ( ikut dipengaruhi juga oleh spesifikasi computer dan jaringan) . Laporan tersebut berisi performance perusahaan dalam kurun waktu tertentu dihitung berdasarkan volume container maupun kubikasi dari export maupun import

Infoss terintegrasi antara program operational dengan program accounting finance. Semua data yang ada di operational akan secara otomatis masuk ke dalam program accounting finance, sehingga divisi accounting tidak perlu mengisi ulang semua data yang berhubungan dalam satu shipment.
Program finance accounting yang kita miliki memiliki banyak kelebihan dibanding aplikasi lain yang ada di pasaran. Kelebihan yang paling utama adalah aplikasi finance accounting tersebut sesuai untuk perusahaan yang bergerak di bidang transportasi laut, darat dan udara serta yang tidak kalah pentingnya adalah aplikasi tersebut terintegrasi dengan dengan semua data yang ada di divisi Operational, Marketing dan Customer Service, sehingga memudahkan user di semua divisi dalam pengolahan datanya. Dengan adanya integrasi tersebut diharapkan semua pekerjaan dapat berjalan dengan lancar, efisien, tepat waktu dalam penyajian laporan dan tidak miss information antara divisi operational, marketing, customer service dengan finance accounting. Program finance accounting meliputi pembuatan invoice, official receipt, pembuatan general ledger dan seluruh transaksi serta prosedur yang ada di finance accounting hingga pembuatan laporan keuangan yang disajikan secara sistematis, akurat dan jelas.